Upravljanje projektima je lako (pitaj me kako)

Projektna metodologija opisana je u knjigama i često citirana u teoriji. U svakodnevnom radu nešto je teže kada teoriju treba pretočiti u praksu. Svi imamo specifičnosti u organizacijskoj strukturi, pa tako i u vođenju projekata. Zbog toga je potrebno definirati internu projektnu metodologiju, pravila, načine postupanja, predloške odnosno smjernice koje pomažu u vođenju i praćenju projekata.

Mi uz sve navedeno stavljamo naglasak na komunikaciju, upravljanje rizicima i praćenje napretka projekata.

Kako bi komunikacija bila uspješna prakticiramo je u više smjerova, prema korisniku, nadzoru projekta i projektnom timu, pri tome koristimo individualni i grupni pristup. S obzirom da projektni tim čine pojedinci uvijek postoji potreba za individualnim pristupom u prenošenju informacija ili pojašnjenju zadataka. Grupna komunikacija omogućava informiranje o statusu projekta i predstojećim planovima i zadacima. Prepoznali smo potrebu za kombinacijom jednog i drugoga pristupa.

‍

‍

U slučaju informiranja odnosno prikupljanja statusa projekta naglasak stavljamo na redovitost. Zbog toga je našom projektnom metodologijom preporučeno u kojem ritmu održavati projektne sastanke. Osim podjele informacija na projektnim sastancima, prepoznali smo potrebu i za informiranjem o cjelokupnom portfelju projekata, u tu svrhu redovito, tjedno svi voditelji podjele novosti vezano za projekte, a to je prilika koju koristimo za podjelu znanja odnosno naučene lekcije.

‍

Redovito praćenje statusa projekta je, u stvari, praćenje napretka u odnosu na postavljeni temeljni plan. Iz iskustva proizlazi preporuka da u startu ne treba raditi previše detaljne planove i trošiti vrijeme na mikro menadžment. Plan treba imati razumnu razinu detaljnosti, tako da voditelj projekta može pratiti napredak po kontrolnim točkama i da projektni tim može izvještavati postotak završenosti po tim točkama.

Zvuči jednostavno, pa zašto ne bi svi upravo tako postupali? Nije baš tako jednostavno kao što je napisano, ali pomoći u boljem planiranju mogu naučene lekcije i podaci o utrošenim satima sa završenih projekata. Podjela znanja omogućava da učimo na greškama, da bolje procjenjujemo i balansiramo detaljiziranje zadataka te ne upadamo u zamke mikro menadžmenta.

‍

‍

Kako u podjeli informacija i znanja, tako i u pravovremenom prepoznavanju rizika, naglasak je na redovitosti. Rizici se neće pretvoriti u probleme samo ako njima upravljamo na način da voditelj projekta i projektni tim redovito prate na što utječu rizici i pronalaze način de se oni izbjegnu.

Više o rizicima: http://continuingprofessionaldevelopment.org/risk-management-steps-in-risk-management-process/.

Provođenje metodologije nije jednostavno kako možda ponekad mislimo, svakodnevni operativni poslovi često nas odmaknu od zacrtane smjernice. Potrebna je snažna podrška organizacije da se voditelje i sve članove podsjeća, usmjerava na benefite koje donosi najbolja praksa opisana metodologijom. Dobri primjeri podrške metodologiji su:

• prisustvo menadžmenta statusnim sastancima prioritetnih projekata,
• pravovremene reakcije na potrebe projekta, i
• pohvale timu na dobrom napretku i statusu.

Upravljanje planovima, rizicima, opsegom i budžetom je zahtjevno. Kako si olakšati? Navedeni su neki pomoćni mehanizmi kao što je interna metodologija, naučene lekcije, podjela znanja, komunikacija i redovitost u praćenju statusa i rizika.
Ali to nije sve, velika pomoć je korištenje alata koji olakšava provođenje projektnih aktivnosti, mi u Sedmici odlučili smo se za CA PPM alat koji je već niz godina u leaderu kvadrantu po Gartneru. CA PPM omogućava praćenje portfelja projekata po svim elementima koje smo opisali, istovremeno je kompleksan i robustan, ali i jednostavan za članove projektnog tima koji unose utrošene sate i prate svoje projektne zadatke.
Za kraj nekoliko osnovnih ekrana koje najčešće gledamo pri upravljanju projektima putem CA PPM alata.

‍