Kada sam počela raditi, a bilo je to prije 18 godina, bila sam četvrta godina faksa i upala sam naglavačke, iz zaštićene i, sada znam, idilične atmosfere studentskog učenja i druženja u meni kaotični i stresni poslovni svijet. Sjećam se da sam prvi tjedan radila po 10 sati dnevno i svaku večer plačući mislila 'zar ću ovako do mirovine??'…

Blog

Što ne možeš staviti u tablicu - neće dobro ispasti!

U 18 godina sam ponešto naučila i promijenila: malo manje plačem i malo manje mi svijet izgleda kaotično, iako ponekad još uvijek pomislim 'zar ću ovako do mirovine??' ;-)
18. godišnjica rada nije neka okrugla obljetnica koja poziva na sumiranje što sam sve postigla i naučila, ali na upit kolegice da napišem tekst za blog, razmišljajući o čemu bih zanimljivom mogla pisati – prvo što mi je palo napamet je da me ponekad zovu 'Irena zvana – tablica'. Pa odlučih objasniti i napisati nešto o korištenju tablica u svakodnevnom poslu i zašto smatram da su izvrsna tehnika za bolji self-management – možda uspijem biti zanimljiva a možda i netko nešto nauči od mene.

Albert Einstein je davno uvidio „Ako nešto ne možeš jednostavno objasniti onda to ne poznaješ dovoljno.“ Jednostavnost je nešto što je nedjeljivo, i zato, kažu, da jednostavnost izriče pozitivnost savršenstva. Hm… Čini mi se da je jednostavnost individualna stvar, nešto što je meni jednostavno može nekome drugom biti jako komplicirano, i obrnuto. Iako možda ne bi tako trebalo biti, posebno u svjetlu da često i sve češće radimo u timovima, poslovi su nam povezani u procesu itd. Bilo bi nam lakše kada bismo i komunicirali sličnim jednostavnim jezikom kako bismo se bolje razumjeli i bili sigurni da svi idemo ka istom cilju.

Često vjerujemo da zaista vrijedne stvari, poslovi, odnosi i sl. moraju biti jako kompleksni i ako su jednostavni da nisu dovoljno vrijedni. Osobno smatram da je ovo vjerovanje, koje nažalost i ja ponekad imam, mreža koju sami sebi pletemo i koja nas vodi ka neuspjehu. Čovječanstvo je u zadnjih nekoliko tisuća godina iznjedrilo mnoge filozofije koje dokazuju suprotno. Npr. Zen budizam vjeruje u jednostavnost, smirenost, usredotočenost i vrsnost. Leonardo da Vinci je vjerovao da je jednostavnost krajnja uzvišenost. Vještina pojednostavljivanja znači eliminiranje suvišnog da bi neophodno moglo progovoriti, vjerovao je Hans Hofmann. Psiholozi tvrde da jednostavnost znači biti sretan s onim što imamo…No, vratimo se temi.

Za mene je jednostavno ono što je fokusirano na bitno i što je dobro strukturirano. Struktura je nešto što ima red i, uglavnom, je suprotna od kaosa. Samim time, čim nešto ima strukturu postaje i organizirano, jer znam gdje mu je početak a gdje kraj.
Kad delegiram ili dobijem neki posao, projekt ili ideju za posao, koliko god on kompleksan i nejasan možda bio na prvi pogled, ono što mi prvo padne napamet je zašto, tko, kad, što, komu, gdje… i, uglavnom, kada odgovorim ili saznam odgovore na ta pitanja, tada i delegiranje ili realizacija posla može početi i biti uspješno završena. A što je bolje od tablice da u nju zapišemo upravo odgovore na ta pitanja. Tablica u poslu služi kao dobro posložena zidna polica gdje smo, po nekom dobrom kriteriju, posložili hrpu stvari, u kojoj poslije lako nalazimo što tražimo, i to ne samo mi, već i svi drugi.

Dodatno, da bi se posao kvalitetno obavio, potrebno ga je sagledati sa svih strana te razdijeliti na bitne logične dijelove u vremenskom slijedu.

U današnje vrijeme kada je posao sve kompleksniji, promjene su sve brže, količina informacija koju moramo dnevno procesuirati je ogromna i ponekad nadmašuje granice, ne samo prosječnog, nego i nadljudskog kapaciteta, fokusiranje i isticanje bitnog nam značajno olakšava posao i smanjuje stres.

Dobro organiziran zadatak ili projekt uz pomoć tablice nam donosi mnogo koristi:

  • Lako komuniciramo sa zaduženima za dijelove posla koji možda ne moraju znati    "big picture"
  • Lako pratimo statuse i follow-up
  • Lako komuniciramo bitno i time fokusiramo cijeli tim na najvažnije stvari
  • Lako komuniciramo prioritete

Koristi je puno, no, moguće je i da pretvarajući kompleksan zadatak u tablicu zanemarimo nešto iznimno bitno, pretjeramo u pojednostavljenju te komuniciramo pogrešne stvari. Stoga završavam s Albertom Einsteinom, koji je isticao da „Sve mora biti jednostavno koliko je u stvari i jednostavno, ali ne smije biti jednostavnije od toga.“

Uživajte u tablici ;-)